Passar uma imagem credível é uma questão de conhecer e cumprir algumas regras básicas de comportamento. Lembre-se que a sua vantagem face à concorrência pode muito bem passar não tanto pelos aspetos técnicos, como, principalmente, pelo “saber estar”.
Todos sabemos que um primeiro contacto favorável, pode não ser determinante, mas certamente contribui para que, quem estava “do outro lado”, se recorde de si e da sua empresa de uma forma mais positiva.
O problema é que são tantos os compromissos que temos que muitas vezes acabamos por encarar as reuniões como mais uma tarefa na agenda e não como verdadeiras oportunidades.
Como dizia William Maugham: “Lamentavelmente, os bons hábitos são muito mais fáceis de serem abandonados do que os maus”. Por isso comece já hoje a mudar.
Cuidado com a sua apresentação
Mesmo que tenha uma nova peça de roupa que lhe apetece muito usar, lembre-se que esta não é a ocasião para fazer experiências de moda.
Opte por um conjunto que já usou anteriormente com bons resultados e prepare antecipadamente o que vai vestir para evitar surpresas desagradáveis, tais como nódoa na camisola ou sapatos por engraxar.
A importância da pontualidade e da não interrupção
Tempo é dinheiro e chegar atrasado transmite a mensagem de que não se importa de desperdiçar o tempo dos outros. Planeie a sua agenda de modo a garantir que é pontual, mas, se não conseguir evitar um atraso, peça desculpas abertamente logo que chegue, ou de preferência avise previamente que vai chegar atrasado.
Assim, o seu interlocutor pode desenvolver uma outra tarefa em vez de ficar à sua espera. Não entre no gabinete de alguém ou numa sala de reuniões com a pergunta. “Olá José, está ocupado?” A resposta é provavelmente sim, mas talvez o José fique muito desconfortável para o mandar sair imediatamente.
Por entrar sem avisar no gabinete de alguém ou numa sala de reuniões, está a assumir que tem o direito de interromper o trabalho dessa(s) pessoa(s). Em vez disso gaste alguns minutos a fazer um telefonema ou a enviar um e-mail e marcar uma hora para falar/reunir.
Cumprimento – seja formal
O cumprimento mais adequado em situações profissionais é o aperto de mão, que deve ser firme mas sem exageros, mantendo sempre o contacto visual. Este aspeto é muito importante.
Cumprimentar alguém enquanto olha para outro lado denuncia desinteresse pela pessoa e será um péssimo início de relação. Lembre-se também de sorrir naturalmente durante estes primeiros minutos de apresentação.
Outro aspeto importante é não tentar conquistar a intimidade de forma forçada tratando a pessoa por tu, aproximando-se demasiado ou tocando-lhe enquanto fala.
A intimidade constrói-se com o tempo e tudo começa pelo respeito mútuo. Apresente-se com o seu nome completo no primeiro encontro com alguém, seja numa sala de reuniões ou um evento de networking. Se usar apenas o seu primeiro nome, o seu novo contacto mais tarde vai ter dificuldade em lembrar-se de que Manuel ou Maria lá estava. Esta é outra razão pela qual ter cartões à mão é sempre uma boa ideia, não importa a circunstância.
Memorize os nomes
Do outro lado não está apenas uma instituição, mas sim uma pessoa com características próprias e que merece todo o seu respeito. Conquiste a pessoa e conquistará a instituição. Não estar familiarizado com o seu nome demonstra desrespeito ou, na melhor das hipóteses, que não se preparou adequadamente.
Telemóvel em silêncio
É uma regra básica que não deve ser negligenciada. O toque de um telemóvel durante uma reunião quebra o ritmo da mesma e é um motivo de embaraço que pode afetar a sua autoconfiança. Não arrisque e desligue-o antecipadamente. Mantenha o telemóvel fora da mesa.
Hoje estamos todos muito ligados aos nossos telemóveis, talvez até um pouco exageradamente. Muitos têm o hábito de colocar o telemóvel ao seu lado, como que este fosse mais um convidado à mesa sem ter sido convidado. Se optar por este comportamento vai verificar que o seu smartphone não será provavelmente o único convidado extra.
Faça o trabalho de casa
Se a reunião foi convocada por si, certifique-se de que informou os intervenientes da ordem de trabalhos. Em qualquer dos casos, reserve algum tempo para preparar adequadamente cada um dos pontos que vão estar em discussão. O tempo numa empresa é demasiado valioso para ser desperdiçado com reuniões sem resultados práticos.
Onde se deve sentar
Se a reunião se desenrola num espaço que não lhe é familiar, e sobretudo se foi a outra pessoa que a convocou, deve esperar que lhe indiquem onde se pode sentar, concedendo ao organizador da reunião a vantagem de dispor os diversos intervenientes como ele considerar apropriado.
Início da conversa
Logo que lhe seja dada a palavra, deve fazer uma curta apresentação: o seu nome, cargo e outras informações relevantes para a reunião.
Aproveite para entregar o seu cartão-de-visita e coloque-se à disposição dos participantes. Nesta fase é muito importante não monopolizar a conversa, dando aos outros intervenientes ocasião para falar.
Não faça uma enorme quantidade de perguntas nas reuniões. Quando vai para uma reunião, é sempre bom ir preparado com algumas perguntas. A palavra-chave aqui é: “algumas, mas poucas”.
Não deve sobrecarregar os participantes da reunião ou ultrapassar a ordem de trabalhos fazendo uma enxurrada de perguntas. Escolha as mais importantes e espere o final da reunião para perguntar. Se necessitar de fazer mais perguntas, pode sempre fazê-las mais tarde por e-mail em vez de desperdiçar o tempo dos seus colegas ou clientes.
Postura corporal
Há pequenos nadas que revelam mais do que desejamos. Para além de se sentar direito (mas sem parecer uma tábua) e manter contacto visual com os seus interlocutores, deve verificar que não cede à tentação de exprimir o seu nervosismo com o corpo, por exemplo, batendo repetidamente com o pé no chão ou com os dedos na mesa.
Outra regra básica é manter o seu almoço na copa. É fácil ficar sobrecarregado de trabalho e decidir que não tem nem sequer 20 minutos para almoçar.
Em vez disso, acaba a comer o seu almoço debruçado sobre a mesa da reunião. Os seus colegas não querem ouvi-lo a esmagar alface com os dentes ou cheirar as suas sobras requentadas. Organize o seu tempo para almoçar mesmo que isso signifique fazer apenas um almoço rápido. Os seus colegas e seu estômago vão agradecer.
Seja genuíno
À medida que a conversa avança, vá deixando transparecer a sua identidade, revele mais sobre as suas intenções e apresente propostas.
Fale um pouco mais de si, da empresa que representa ou dos seus projetos. O tom poderá oscilar entre o sério e o bem-humorado, mas cuidado com as piadas para não ferir suscetibilidades.
Limite o “Obrigado”. É ótimo ser grato, mas não deve ser excessivamente grato. Fazer muitos agradecimentos numa simples conversa vai na realidade ter o resultado inverso ao significado da palavra, vai diluir o impacto do seu Obrigado inicial. Também pode dar uma imagem de que está inseguro e carente.
Faça FoIlow-up
Acabe a reunião tomando nota do que há a fazer para dar seguimento aos pontos acordados. No dia seguinte pode enviar um e-mail agradecendo a oportunidade e fazendo um breve resumo das principais conclusões e tarefas a realizar.
Resposta com cópia para todos nos e-mails só quando é necessário. A função “responder a todos” pode ser perigosa. Mas se esquecer de a utilizar quando necessário, está a criar uma montanha de trabalho extra desnecessário. Agora, um conjunto de pessoas não vai receber informação necessária, o que é um desperdício de tempo.
Remova as pessoas do remetente do e-mail que não precisam de lá estar. Uma coisa muito irritante é receber um monte de e-mails que não nos dizem respeito.
Voltar do almoço e de repente a sua caixa de entrada de e-mail ficar cheia mas nenhum ser relevante para o seu trabalho. Antes de iniciar um e-mail, certifique-se de todos os envolvidos que precisa de manter informados sobre o trabalho estão lá.
Menos é mais
Se o seu tempo não chega para tudo, opte por fazer menos reuniões, mas prepare-as muito bem. Muitas reuniões podem ser evitadas, ou substituídas por uma videochamada, mas uma primeira reunião, sobretudo com parceiros ou clientes, deve ser presencial.
À medida que for ganhando experiências, tudo será mais natural e demorará menos tempo. Mas nunca caia no erro de encarar uma primeira reunião como “apenas mais uma”.
Quem paga a conta é quem convida. Se foi você que convidou um cliente ou colega de trabalho para almoçar ou jantar, não espere por nenhuma contribuição quando a conta chegar. Se você foi o anfitrião do almoço ou do jantar, a etiqueta dita que é a sua vez de pagar a conta.
Conclusão
Uma dose adequada de etiqueta nos negócios pode ajudá-lo a subir a escada do sucesso e ser cativante para os seus clientes, chefes e colegas de trabalho.
Ser educado e cortês pode fazer mais pela sua carreira do que imagina.
Adotar estas regras básicas vai certamente diminuir o seu stress associado a estes momentos. Se sentir que controla todos os aspetos que estão ao seu alcance terá mais autoconfiança e poderá concentrar-se nos aspetos técnicos de forma a dar o seu melhor com vista a um resultado mais positivo.
“Para ter sucesso neste mundo não basta ser estúpido, é preciso também ter boas maneiras.”
— Voltaire
