A melhoria contínua do processo e do serviço, com menos desperdício, envolve a participação das pessoas, sejam elas gestores ou colaboradores.
Muito embora a gestão da produção tivesse tradicionalmente como objeto de estudo os sectores produtivos das empresas industriais, nos dias de hoje, muitas das suas técnicas são aplicadas com sucesso em empresas de serviços.
Esta prática denomina-se benchmarking e o seu objetivo é a melhoria do desempenho, identificando e aplicando as melhores técnicas.
É uma ferramenta com que os gestores comparam desempenho dos seus serviços ou processos com os da concorrência ou mesmo de um sector de atividade idêntico.
Esta deveria ser uma prática constante na gestão moderna.
O just-in-time é uma filosofia de planeamento em que toda a cadeia de abastecimento é sincronizada para reagir às necessidades dos clientes.
Implementá-la significa repensar e mudar a maneira de fazer as coisas, eliminando a variabilidade para que os problemas apareçam e sejam tomadas ações corretivas, e descobrir com os erros novas iniciativas que tragam resultados positivos.
Just in Time uma filosofia do bom-senso
O JIT não é um software, mas sim uma filosofia de bom senso, cuja essência é enunciada por duas expressões “o hábito da melhoria” e a “eliminação de desperdício”.
O hábito de melhoria significa consolidar o que se faz no momento, uma vez que muitas das operações caracterizam-se por previsões otimistas, prazos de entrega dilatados, atrasos nas respostas às necessidades reais e normas vagamente definidas.
Liderança da melhoria
A implementação do JIT não é um esforço isolado mas uma atividade de toda a empresa. Sem a participação sistémica de todos na prática de eliminar o desperdício, a iniciativa prosseguirá, mas sem o resultado esperado.
Cabe aos gestores estabelecerem e promoverem constantemente um relacionamento positivo com todos no intuito de abrirem o caminho para a eliminação progressiva das práticas de desperdício.
Na gestão moderna o fator liderança é um requisito básico para a implantação da melhoria contínua da qualidade. Os líderes dão a direção, o ritmo e o rumo que suas equipas devem seguir, propõem metas e estimulam as pessoas.
Eles devem inspirar as suas equipas para a qualidade e para a focalização no cliente, procurando motivar, entusiasmar, envolver e, o comprometimento, para que a melhoria contínua aconteça e os clientes fiquem satisfeitos.
Neste sentido, JIT significa um firme empenho na introdução da qualidade do serviço, existe uma necessidade constante em estimular os colaboradores a prestarem serviços de qualidade. Isto não é tarefa fácil, tornar uma empresa que era voltada para a quantidade e mudar a sua ênfase para a qualidade, é tarefa do just-in-time.
Na busca da sustentabilidade
Procurar a sustentabilidade social, económica, tecnológica e ambiental tem sido cada vez mais incorporado e assumido como um compromisso na gestão. A procura pela Qualidade Total tem sido determinante para criar dentro das organizações uma cultura que seja favorável para materializar este compromisso, ampliando o que se denomina de “valores” e de “competitividade” das organizações que procuram destacar-se como empresas eficientes.
No passado, qualidade era predominantemente relacionada à produção. Os conceitos de qualidade evoluíram muito, mesmo no âmbito da ISO (Intemational Organization for Standardization), que englobam atualmente todas as empresas.
Uma empresa só pode implantar o just-in-time se seus gestores comprarem a ideia, ou seja, devem mudar a sua cultura e assumir novas atitudes perante os objetivos. Estes serão os porta-vozes para que os restantes colaboradores estejam imbuídos na filosofia do JIT a serviço da Qualidade Total.
É certo e sabido que quanto melhor for o entendimento entre as pessoas que fazem parte de uma organização, sejam elas funcionários, fornecedores ou clientes, melhor será o bem-estar proporcionado e, consequentemente, melhor será o relacionamento entre as partes.
O compromisso como fator de sucesso
O compromisso da administração é um pré-requisito para a eficácia da informação e essencial ao sucesso, a comunicação é urna ferramenta fundamental para que uma organização possa sobreviver num ambiente cada vez mais competitivo.
Para que esta ferramenta tenha sucesso e seja eficaz no seu objetivo, é preciso que ela seja permanentemente, adequada ao contexto em que vivem os colaboradores e principalmente os fornecedores, ou seja, ambos necessitam de uma informação “just-in-time”, na medida certa e no tempo certo para executarem com êxito as suas tarefas.
Se uma organização quiser implantar o just-in-time, necessariamente deverá ter a participação de seus fornecedores, isto não é uma questão de escolha, mas de necessidade. Uma falha comum na prestação de determinado serviço diz respeito àquilo que não dizemos claramente, o que pretendemos aos fornecedores, nomeadamente dos operadores logísticos.
Num ambiente JIT, é necessário um bom relacionamento entre as partes e principalmente um processo de comunicação just-in-time, que faça com que os fornecedores estejam informados sobre as reais necessidades do transitário.
Todo este processo de comunicação eficiente contribui para um relacionamento baseado no respeito e na confiança mútua e é claramente identificado quando existe cumplicidade entre as partes envolvidas.
Todo o trabalho desenvolvido em conjunto facilita em muito o alcance dos objetivos, bem como contribuem para a produtividade e rentabilidade. A formação e a inovação, são aspetos que uma gestão moderna não pode deixar de considerar. Já a procura da excelência dos processos faz parte do dia-a-dia de todos os elementos que compõem a cadeia logística.
Benefícios do Just-In-Time
Dos benefícios e vantagens da implementação do just-in-time, realçam-se, melhoria da qualidade ao longo do processo, colaboradores polivalentes, redução do desperdício, melhor entendimento e resposta às expectativas e necessidades dos clientes.
Relativamente às desvantagens podemos identificar a perda de autonomia dos colaboradores face à existência de padrões que regem os ciclos e os fluxos dos processos, e a resistência à mudança.
Eis algumas das ferramentas que contribuem para o just-in-time:
- O uso de softwares ERP (Enterprise Resource Planning) e (MRP) sistema de planeamento de necessidades.
- O EDI (Electronic Data Interchange), em português, Intercâmbio Eletrónico de Dados, é uma forma de comunicação eletrónica que permite a troca de informações e documentos em formatos estruturados que podem ser processados por determinado tipo de software, por exemplo o próprio ERP.
- A certificação AEO (Operador Económico Autorizado). As alfândegas europeias e a Portuguesa já estão de facto a simplificar a vida às empresas com AEO.
- A implementação de um (SGQ) Sistema de Gestão da Qualidade, melhorando a organização.
Hoje em dia, à atividade de empresarial não basta responder no momento certo, tem que ser rápida. Com a globalização o transitário depara-se com a extensão geográfica do mercado, a necessidade de rapidez das informações e o cliente exige cada vez mais serviços personalizados.
Os pontos básicos da atividade da cadeia logística, são:
- a movimentação dos produtos;
- a movimentação das informações;
- o tempo;
- o custo e o nível do serviço.
Neste contexto, o Lead Time (tempo decorrido desde o início até ao fim de um processo) é muito importante na atividade da cadeia logística e cada vez mais um fator diferenciador.
A grande perda de tempo de um sistema deve-se sempre às esperas; quanto menor o lead time, mais eficiente o processo.
Outros fatores diferenciadores de competitividade são:
- competição pelo custo;
- pela qualidade;
- pela fiabilidade e flexibilidade;
- e pela inovação.
Numa época em que as autoridades nacionais e internacionais dão cada vez mais importância à Ameaça Terrorista, para gerir as cadeias sob maior incerteza, os transitários devem:
- aumentar a visibilidade dos embarques;
- aumentar a colaboração;
- partilhar o risco;
- intensificar a parceria com as entidades alfandegárias, neste contexto a certificação AEO é fundamental.
Podemos concluir que esta filosofia just-in-time de origem japonesa cujo objetivo consiste na aplicação de métodos e ferramentas que visam a melhoria de todos os processos, e que, se bem aplicados, reduzem o desperdício, e contribuem para a identificação de novas formas de fazer as tarefas, tendo como meta o aumento da produtividade e da qualidade dos serviços e consequentemente a fidelização dos clientes e a rentabilidade das empresas.
